事務生産性とは
「事務生産性」という言葉を「事務」＋「生産性」という２つに分解します。
次に、各々の言葉の意味を定義していきます。
「事務」とは・・・
役所・会社などで、書類・帳簿の作成・処理など、主として机の上でする仕事のこと
「生産性」とは・・・
生産のために投入される労働・資本などの生産要素が生産に貢献する程度。
（大辞林より）
これを実際の会社の事例に当てはめて考えると、以下のような感じです。
（実務上での事務生産性とは・・・）
会社で作成する書類・帳簿の作成・処理等について、人材や設備を投入し、その作成及び処理を行う場合に、人材や設備がその生産に貢献する程度のこと（生産量を生産要素の投入量で割った値で表す。）
以上のことから、「事務生産性が向上する」とは、同品質の書類・帳簿の作成や処理に関して、従来に比べ、少ない時間及び人員で処理するということです。
→ １００時間必要な書類作成が５０時間で完成
→ １０人で処理していた事務作業が６人で可能
事務を正確に処理するということは、言い換えれば生産物である書類の「不良品」を少なくすることです。通常の製造物の生産ラインであれば、不良品は廃棄処理してしまえばすみますが、書類・帳票は生産工程を再度さかのぼり「0」から製造し直す必要があります。
結果的に時間の重複につながり、生産性は大幅に低下します。
では、「不良品」を無くすために必要なインフラ環境は何か？といえば、「整理」「整頓」「清掃」｢清潔｣「躾」（以下「５Ｓ」という）＋ＩＴ化です。
もう少し分かりやすく上記の「言葉」を分解してみます。
「整理」とは・・・無駄なもの、不要なものを処分すること。
「整頓」とは・・・きちんとかたづけること。
「清掃」とは・・・きれいに掃除すること。
「清潔」とは・・・よごれのないこと。きれいなこと。また、そのさま。
「躾」とは・・・子供などに礼儀作法を教えて身につけさせること。
上記の５Ｓは、作業を正確にするための事前準備であり、実際の事務作業を誰にでも分かりやすく「見える化」することが不良品（事務処理上の間違い）をなくす基本原則です。
「ＩＴ化」とは・・・
現状の事務作業に対し、電子機器や情報通信テクノロジー（技術）を利用することです。
５Ｓによって整理された道（事務処理）をＩＴ化によって確実な集計作業及び転記作業を行うことで、処理の正確性と高速化が実現できます。（一般道からサーキットへ変貌）
また忘れてはならないことは、いくらＩＴ化が進んでも人が中心になるため、処理する人の考え方が重要です。これがいわゆる「躾」であり、全体の生産性に大きく影響します。
※具体的には、現在の事務作業について作業内容の詳細を決め、処理方法をルール化（複数人で処理する場合の約束事）し、その上でパソコン等の設備を有効的に配置することによって、「集計作業」及び「転記作業」を自動化・連続化（連動含む。）し、人為的ミス（不良品生産）を大幅に縮小できます。
事務を迅速に処理するためには、定型業務（請求・仕入業務、給与業務、会計業務）について、パッケージソフトを利用するのが一番です。次に業務毎に利用されているパッケージソフト間における情報及びデータを連続して処理する（人による転記作業はしない）。また、最終局面（資金決済・給与振込み）においては金融システム（銀行のインターネットバンキング）との電子データへの取次ぎがその効果をより一層高めます。
具体的には、販売・仕入管理パッケージソフト、給与パッケージソフト、会計パッケージソフト間において共有可能なデータ（情報）をテキスト又はＣＳＶ形式で出力し、その電子データ（テキスト及びＣＳＶ方式）を相互間で受け渡しすることによって、人によるデータの転記（入力）作業及び入力後のチェックの必要性がなくなります。
事務作業の最終処理に決済業務（支払い処理）があります。例えば販売・仕入管理パッケージソフトより取引業者への支払いデータ、給与パッケージソフトから給与振込みデータに関しても、電子データ（テキスト及びＣＳＶ形式）を銀行のインターネットバンキングで受付処理することによって、確実で迅速な処理が可能となります。
またメーリングソフトに関しては、ＷＥＢメールの利用により、迷惑メール対策や受信及び送信メールの検索、保存がスピーディーになります。ウエブ上の無料のスケジューリングソフトの活用により、社員間のスケジューリングが共有でき、お客に対しても素早い対応が可能となり売上機会を逃しません。（共有による「見える化」）
中小企業に事務処理担当者が、頭を悩めている紙ベースの書類の処理に関しても、スキャナー付コピーにより電子化することが非常に簡単になり、それによって書類の保存・検索が劇的に早くなり、ランニングコストも飛躍的に下がります。（書類・帳簿の「見える化」）
以上のような事務機器等の導入コストやパッケージソフトは、急速なデジタル化によって中小企業でも手の届く価格になってきました。あとはそのノウハウの提供だけです！
※経営者の「見える化」導入の決断により、事務処理の環境はドラスティック（劇的）に変化します。
今後の成熟化した社会において、ライバイル企業との差別化が企業の存続を決定します。
その中で従来ではノンコア部分の事務処理においてもその品質が問われます。
例えば、経営管理指標においても従来型の財務諸表だけでなく、管理会計（経営戦略上の会計指標）によって会社のベンチマークの達成率が確認できます。またその指標をリアルタイムで作成し、計画との差異を把握し、その問題解決を図ることによってライバルと大きな差がつきます。（経営の「見える化」）
また、暗黙知（熟練者の経験による知識）の共有化（知識の「見える化」）が社員のスキルアップと人材不足を解決する有効な手段となりますが、その暗黙知を電子データ化することによって、知識の承継及び共有に関して非常に役立ちます。
【イメージしやすくするために、寓話を１つ・・・】
面白い寓話に「トラと運動靴」というものがあります。その内容は、二人の青年が森の中で人食いトラと偶然出くわしました。
その時の二人の青年の行動は如何に？
１人の青年は、恐れおののき、我々二人ともこの人食いトラに食われておしまいだといい。もう一人の青年は、今履いている革靴を持っていた運動靴に履き替えています。恐れおののき何もできない青年が、もう一人の青年に言いました。「君は恐怖のあまり頭がおかしくなったのか？運動靴に履き替えたからといってトラから逃げ切れるわけがないじゃないか？」もう１人の青年は、落ち着き払った表情で返答しました。「僕は、君より少しだけ早く走れればいいのさ」
この寓話が暗示しているものは、成熟化した競争社会において、ほんの少しの差が結果的に大きな違いを生むというものです。
ライバルと少しの差をつけ、勝ち抜くために「品質を向上させる」ことは、重要なことです。「見える化」によって、手身近な一歩から会社を大きく変えることをお勧めします。
